Gastos deducibles del autónomo y planificación del IRPF

Un autónomo tributa por la diferencia entre lo que ingresa y lo que gasta en su actividad. Parece sencillo, pero la mayoría de los que pasan por nuestro despacho en A Coruña o deducen menos de lo que podrían, por miedo, o deducen cosas que no aguantarían una comprobación, por desconocimiento. Aquí te contamos qué se puede deducir, cómo justificarlo y cómo repartir las decisiones del IRPF a lo largo del año.

Qué hace deducible un gasto

La Agencia Tributaria aplica tres filtros, y los tres tienen que cumplirse a la vez. El gasto tiene que estar afecto a la actividad, es decir, servir para producir tus ingresos. Tiene que estar justificado con factura completa a tu nombre y con tu NIF, no con un tique de caja. Y tiene que estar anotado en tus libros registro en el ejercicio que corresponde.

Con esos filtros entran sin discusión el alquiler del local, los suministros de la oficina, la cuota de autónomos, los seguros de responsabilidad civil, el material, los programas y suscripciones que usas para trabajar, la publicidad, la gestoría y la formación relacionada con tu actividad.

Los gastos que generan más dudas

Vehículo

Si el coche se usa también para la vida personal, Hacienda considera que no está afecto en exclusiva y discute tanto la amortización como el combustible. Las reglas cambian según la actividad y, en el IVA, según el uso que puedas demostrar. Antes de deducir el vehículo conviene mirar tu caso concreto.

Trabajar desde casa

Cuando la vivienda es también el lugar de trabajo, la ley permite deducir una parte de los suministros y de los gastos de la propia vivienda, siempre que la afectación parcial esté declarada en el censo y se calcule sobre los metros que dedicas a la actividad. No se trata de deducir la factura de la luz entera.

Comidas, teléfono y viajes

Las comidas se deducen cuando son gastos de manutención en días de trabajo, pagados con tarjeta y en establecimientos de hostelería, dentro de los límites diarios que fija la norma. El teléfono móvil se deduce si la línea es de la actividad. Los viajes necesitan el motivo profesional documentado: una reunión, una feria, una obra.

Justificar para que aguante

Deducir bien es, sobre todo, guardar bien. Nuestro consejo es llevar una rutina sencilla:

• Pide siempre factura completa y guárdala con la prueba del pago (transferencia, tarjeta o recibo).
• Anota el gasto el mismo mes, en el libro de gastos y en el de bienes de inversión si procede.
• Conserva todo al menos durante el plazo de prescripción, que son cuatro años desde que acaba el plazo de presentación.
• Separa la cuenta bancaria del negocio de la personal. Facilita la prueba y evita discusiones.

Estimación directa o módulos

Muchos autónomos siguen en el régimen que eligieron al darse de alta sin volver a mirarlo. La estimación directa simplificada tributa por el beneficio real; los módulos, por unos parámetros fijos de la actividad. Si tus gastos reales son altos, la directa suele interesar más; si son bajos y tu actividad admite módulos, puede ser al revés. La renuncia y la revocación tienen plazo, así que es una decisión de diciembre con los números del año en la mano.

Planificar el IRPF a lo largo del año

El IRPF del autónomo se paga a cuenta cada trimestre con el modelo 130, o mediante las retenciones que te practican tus clientes si eres profesional. Revisar esos pagos a mitad de año evita sorpresas en la renta de primavera. Las aportaciones a planes de pensiones reducen la base dentro de los límites de cada ejercicio, y los equipos que de todos modos necesitas se amortizan desde que entran en funcionamiento, así que comprarlos antes de fin de año adelanta el gasto. Nada de esto funciona si se decide en la última semana de diciembre.

Qué hacemos con los autónomos que confían en nosotros

Llevamos los libros, presentamos los trimestres y, antes de cada cierre, repasamos juntos qué gastos están entrando, cuáles faltan y si el régimen sigue siendo el adecuado. Si quieres que miremos tu actividad, cuéntanos en contacto cómo trabajas o consulta el servicio de asesoría fiscal para autónomos.