Rutina contable de la pyme: qué hacer cada semana y cada mes

Una contabilidad al día no se consigue con un maratón en diciembre. Se sostiene con unas pocas tareas que se repiten siempre en las mismas fechas, cada una con su responsable. Te proponemos un calendario de trabajo para una pyme de A Coruña, pensado para que el final de cada trimestre sea un trámite y no una semana buscando papeles.

Cada día: registrar y clasificar al recibir

La regla más útil es que ningún documento espere. Cada factura que llega, sea de compra o de gasto, se registra el día que entra y se asigna desde ese momento a su cuenta contable: materiales, suministros, publicidad, alquiler. Hacerlo después, con una pila de facturas delante, multiplica los errores de clasificación, y esos errores pasan a los informes y a los impuestos.

Con el registro va el archivo. La factura escaneada o descargada se guarda en una carpeta por año y por mes, con un nombre que permita encontrarla, y con copia de seguridad fuera del ordenador de la oficina. La ley obliga a conservar libros y justificantes durante años, y si un disco se estropea, la obligación sigue siendo tuya.

Cada semana: el banco

Conciliar el banco es comparar los movimientos de la cuenta con lo registrado en la contabilidad y explicar cada diferencia. Si se hace una vez por semana, son unos minutos, porque cada cargo y cada cobro están recientes. Si se hace cada tres meses, se convierte en una investigación sobre pagos que nadie recuerda.

La conciliación semanal también avisa a tiempo de cobros que no han llegado, de cargos duplicados y de recibos domiciliados que alguien olvidó dar de baja.

Cada mes: un cierre pequeño

Al terminar el mes conviene cerrar la contabilidad como si fuera un ejercicio corto:

• Comprobar que están todas las facturas emitidas y recibidas del mes.
• Contabilizar las nóminas y los seguros sociales.
• Registrar las amortizaciones y repartir por meses los gastos que se pagan una vez al año, como los seguros.
• Revisar los saldos pendientes de clientes y de proveedores.
• Mirar tres indicadores: margen bruto, liquidez y nivel de endeudamiento.

Esos tres datos, comparados con los del mes anterior, bastan para ver un problema antes de que crezca: un margen que se estrecha, una tesorería que no llega para los pagos del trimestre o una deuda que aumenta más deprisa que las ventas.

Cada trimestre: los impuestos salen de la contabilidad

Con las tareas anteriores hechas, las liquidaciones trimestrales de IVA y de retenciones se preparan con datos que ya están en el programa. El trabajo del trimestre se reduce a revisar: que el IVA de los libros coincide con el de las facturas, que las retenciones a profesionales y de alquileres están bien aplicadas y que no falta nada del periodo. También es buen momento para comparar el resultado acumulado con la previsión del año.

Presentar fuera de plazo trae recargos, y las prisas de los últimos días son la causa más habitual de los errores que luego obligan a rectificar.

Quién hace cada tarea

El calendario solo funciona si cada tarea tiene nombre. En una pyme pequeña, el registro diario y el archivo suelen quedarse dentro, porque es donde llegan las facturas, mientras que la conciliación, el cierre mensual y los impuestos pueden llevarse dentro o en la asesoría. Lo importante es que no haya tareas sin dueño y que, al final de cada periodo, alguien compruebe que todo se ha hecho.

Un programa que ayude

El programa de contabilidad debe facilitar esta rutina: conexión con el banco para importar los movimientos, emisión de facturas electrónicas y generación de los libros obligatorios. La automatización ahorra tecleo, pero no decide por ti. Una regla mal configurada clasifica mal cientos de facturas sin que nadie lo note, y por eso la revisión mensual sigue haciendo falta.

Qué parte de la rutina asumimos nosotros

En Covelo Asociados acordamos con cada cliente quién hace qué y en qué fecha, y nos encargamos de la conciliación, del cierre mensual y de los impuestos trimestrales cuando nos los confía. Si la contabilidad de tu pyme siempre va con retraso, cuéntanos cómo la llevas ahora y te proponemos un calendario realista. Lo que incluye el servicio está en nuestra página de contabilidad.