Cómo poner al día la contabilidad atrasada de tu pyme

Cada cierto tiempo entra por la puerta una empresa de A Coruña con la contabilidad parada desde hace meses. A veces un año entero. Casi siempre hay un motivo razonable detrás: un cambio de gestor, un programa que dejó de funcionar o un periodo en el que facturar era lo único urgente. Lo importante es que se arregla, y que el orden en que se hace marca la diferencia entre resolverlo en semanas o arrastrarlo otro año.

Primero, medir el tamaño del atraso

Antes de contabilizar nada conviene saber qué hay. Desde qué mes faltan asientos, qué liquidaciones de IVA y de retenciones se presentaron y cuáles no, si hay cuentas anuales sin depositar y si Hacienda ha enviado algún requerimiento. Con esa foto se decide qué es urgente (lo que tiene plazo o sanción corriendo) y qué puede esperar unas semanas.

También es el momento de fijar el plan de cuentas. Si la empresa nunca lo tuvo claro, no tiene sentido empezar a teclear facturas para reclasificarlas después. Unas pocas categorías de ingreso y de gasto, bien definidas, bastan para una pyme.

Los pasos, en orden

1. Reunir los extractos bancarios de todas las cuentas y tarjetas de la empresa, del periodo completo y sin huecos.
2. Recopilar las facturas emitidas desde el programa de facturación y las recibidas desde el correo, los portales de proveedores y las carpetas de papel.
3. Juntar nóminas, seguros sociales, impuestos ya presentados y contratos de préstamo o renting.
4. Contabilizar mes a mes y conciliar el banco al terminar cada mes, antes de pasar al siguiente.
5. Revisar que las facturas recibidas cumplen los requisitos para deducir el gasto y el IVA (datos del emisor y del receptor, fecha, base, tipo y cuota).
6. Regularizar lo fiscal: presentar las declaraciones que falten y corregir con complementarias las que se presentaron con datos provisionales.
7. Formular y depositar las cuentas anuales pendientes en el Registro Mercantil.

El cuarto paso es el que más tienta saltarse y el que más disgustos evita. Un mes conciliado es un mes cerrado. Si se contabiliza todo el año de golpe y se concilia al final, un error de enero se convierte en doce meses de rastreo.

Qué hacer con lo que no cuadra

En toda contabilidad recuperada aparecen movimientos sin explicación. Cobros que no tienen factura emitida, pagos a proveedores de los que nadie encuentra la factura, traspasos entre cuentas, gastos pagados por el socio con su tarjeta. Lo que no se identifica se lleva a una cuenta transitoria y se investiga, y esa cuenta tiene que quedar a cero antes de cerrar el ejercicio.

Para los gastos sin factura hay que pedir el duplicado al proveedor. Un cargo en el banco por sí solo no justifica la deducción. Para los cobros sin factura, hay que emitirla con la fecha que corresponde y, si afecta a un trimestre ya declarado, corregir esa liquidación.

Regularizar los impuestos cuesta menos si lo haces tú primero

Presentar una declaración fuera de plazo por iniciativa propia lleva un recargo, que crece con los meses de retraso. Si es Hacienda quien lo detecta y requiere, lo que llega es una sanción, y es más cara. Por eso, en cuanto el periodo está contabilizado y conciliado, se presenta lo que falte sin esperar a tenerlo todo perfecto.

Para que no vuelva a pasar

Una vez puesta al día, la contabilidad se mantiene con poco esfuerzo. Escanear las facturas en el momento de recibirlas, con una aplicación en el móvil, y compartirlas con quien las contabiliza. Usar una cuenta bancaria solo para la empresa, para no mezclar gastos privados que después complican la deducción. Programar avisos para la emisión de facturas, los pagos a proveedores y los plazos de impuestos.

Y cada trimestre, mirar tres números que salen directamente de la contabilidad: el margen bruto, la liquidez y la caja que entra y sale. Si están al día, sirven para decidir. Si están atrasados, solo sirven para cumplir.

Si tu empresa está en esta situación

Recuperar una contabilidad atrasada es un trabajo que hacemos a menudo para pymes coruñesas, con un calendario pactado desde el primer día y sin juzgar cómo se llegó hasta ahí. Escríbenos desde contacto con una idea de desde cuándo falta y te decimos cuánto tiempo necesitamos. Después, si quieres, seguimos con el servicio de contabilidad para que no se repita.