Obligaciones contables básicas de una pyme en A Coruña

Si tienes una sociedad en A Coruña, la ley te pide tres cosas en materia contable: llevar unos libros concretos, legalizarlos en el Registro Mercantil y depositar allí las cuentas de cada ejercicio. Aquí explicamos en qué consiste cada una, sin entrar en el detalle del calendario del cierre, que merece un artículo aparte.

Qué libros está obligada a llevar una sociedad

El Código de Comercio exige a toda empresa un Libro Diario y un Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. El Diario recoge todas las operaciones por orden de fecha. El de Inventarios y Cuentas Anuales reúne el balance inicial, los balances de comprobación trimestrales, el inventario de cierre y las cuentas anuales.

El Libro Mayor, que agrupa los movimientos por cuenta, no es obligatorio legalizarlo, pero cualquier programa lo genera y sin él no se puede trabajar. Las anotaciones se hacen por devengo, es decir, cuando nace el ingreso o el gasto, no cuando se cobra o se paga. El llamado criterio de caja existe solo como régimen especial del IVA y no sustituye a la contabilidad por devengo.

A estos libros contables se suman los societarios: el libro de actas de la junta y del órgano de administración, el libro registro de socios (o de acciones nominativas en una sociedad anónima) y, si hay un único socio, el libro registro de contratos con ese socio.

Los libros registro del IVA

Aparte de la contabilidad mercantil, Hacienda pide llevar los libros registro de facturas emitidas, facturas recibidas, bienes de inversión y determinadas operaciones intracomunitarias. No se legalizan en el Registro, pero son los que se revisan en una comprobación y de ellos salen las liquidaciones trimestrales.

Qué se legaliza en el Registro Mercantil

Legalizar un libro es presentarlo en el Registro Mercantil para que quede constancia de su contenido y de la fecha. Desde hace años se hace por vía telemática, en soporte electrónico, y afecta tanto a los libros contables como a los societarios.

El plazo es de cuatro meses desde el cierre del ejercicio. Para una empresa que cierra el 31 de diciembre, eso significa tener el Diario y el Libro de Inventarios cerrados y enviados al Registro Mercantil de A Coruña antes de que acabe abril. Si el ejercicio no coincide con el año natural, se cuentan los cuatro meses desde la fecha de cierre.

Qué se deposita cada año

Lo que se deposita son las cuentas anuales, una vez aprobadas por la junta de socios. En una pyme suelen ser el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria. Si la empresa no puede acogerse al modelo abreviado, se añaden el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo.

Junto a las cuentas se presenta la hoja de datos generales, la certificación del acuerdo de aprobación y la declaración de titularidad real. Los administradores formulan las cuentas en los tres meses siguientes al cierre, la junta las aprueba en los seis meses siguientes y el depósito se hace dentro del mes posterior a la aprobación.

Si las cuentas no se depositan, el Registro cierra la hoja de la sociedad y deja de inscribir casi cualquier acto, desde un nombramiento de administrador hasta una ampliación de capital. Además, puede haber sanción económica. Es un problema que aparece justo cuando la empresa necesita algo del Registro, por ejemplo para pedir financiación.

Guardar los justificantes el tiempo que toca

Los libros, la correspondencia y los justificantes se conservan durante seis años desde el último asiento. Esa obligación es la que convierte la digitalización en algo más que una comodidad: escanear facturas y tickets, guardarlos en una carpeta ordenada con copia de seguridad y poder localizarlos en segundos.

Para que todo esto funcione sin sobresaltos, ayudan unos hábitos sencillos. Una cuenta bancaria exclusiva de la empresa, para que cada movimiento pertenezca a la actividad. Una revisión mensual de los asientos y de la conciliación bancaria. Los gastos fijos (alquiler, suministros, nóminas) configurados como asientos recurrentes en el programa. Y, si vendes productos, un inventario al día, porque las existencias cambian el resultado del ejercicio.

Cómo lo llevamos desde A Coruña

Para los clientes que nos confían la contabilidad, los libros, la legalización y el depósito van dentro del servicio, con los plazos controlados por nosotros y una revisión previa de las cuentas con el administrador. Si tu pyme acaba de constituirse o nunca has tenido claro qué te pide el Registro, cuéntanoslo en contacto y te explicamos cómo lo organizamos en nuestro servicio de contabilidad.