Cierre contable y cuentas anuales: calendario de la pyme

El cierre del ejercicio se vive en muchas pymes como una semana frenética a finales de marzo. No tiene por qué ser así. Si el trabajo se reparte desde el otoño, el cierre es un trámite ordenado y las cuentas anuales llegan al Registro Mercantil sin prisas. Aquí explicamos qué se revisa antes, qué fechas manda la ley para una empresa que cierra el 31 de diciembre y qué contienen las cuentas que se depositan.

Lo que se revisa en el último trimestre

Entre octubre y diciembre es cuando el cierre se gana o se pierde. Con la contabilidad conciliada hasta septiembre, se puede hacer una estimación del resultado del año y del Impuesto sobre Sociedades que saldrá. Esa estimación permite tomar decisiones a tiempo, como adelantar una inversión prevista o revisar la retribución de los socios, siempre dentro de lo que la norma permite.

También es el momento de limpiar. Revisar los saldos de clientes con facturas muy antiguas y decidir si hay que dotar un deterioro. Comprobar que todos los activos están dados de alta y amortizándose. Repasar los saldos con socios y administradores, que deben quedar documentados. Y confirmar que no quedan movimientos sin identificar en cuentas transitorias.

El calendario del cierre para un ejercicio que acaba en diciembre

• 31 de diciembre: cierre del ejercicio. Recuento de existencias si la empresa tiene almacén.
• Enero: liquidaciones del cuarto trimestre y resúmenes anuales de IVA y de retenciones.
• Febrero: declaración de operaciones con terceros.
• Hasta el 31 de marzo: los administradores formulan las cuentas anuales, dentro de los tres meses siguientes al cierre.
• Hasta el 30 de abril: legalización de los libros contables y societarios en el Registro Mercantil, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre.
• Hasta el 30 de junio: la junta de socios aprueba las cuentas, dentro de los seis meses siguientes al cierre.
• Del 1 al 25 de julio: presentación del Impuesto sobre Sociedades.
• Hasta el 30 de julio: depósito de las cuentas aprobadas en el Registro Mercantil, dentro del mes siguiente a la aprobación.

Si el ejercicio no coincide con el año natural, los mismos plazos se cuentan desde la fecha de cierre. El orden es siempre el mismo: primero se formula, luego se aprueba, después se deposita.

Qué contienen las cuentas anuales

El balance muestra lo que la empresa tiene y lo que debe a fecha de cierre. La cuenta de pérdidas y ganancias recoge los ingresos y gastos del año y el resultado. La memoria explica con palabras lo que los números no dicen: criterios aplicados, operaciones con partes vinculadas, plantilla media, hechos posteriores al cierre.

Las pymes que cumplen los límites de tamaño pueden formular cuentas abreviadas o aplicar el plan para pymes, con menos información que las normales. Las que los superan añaden el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo. Junto a las cuentas se presenta la certificación del acuerdo de la junta, la hoja de datos generales y la declaración de titularidad real.

Qué ocurre si no se depositan

El Registro Mercantil cierra la hoja de la sociedad transcurrido un año desde el cierre sin que consten depositadas las cuentas. A partir de ahí no se inscribe casi nada: ni el nombramiento de un administrador, ni un traslado de domicilio, ni una ampliación de capital. El problema suele aflorar cuando la empresa necesita un certificado del Registro para una licitación o un préstamo. Además, la falta de depósito puede acarrear una sanción económica.

Aprovechar el cierre para fijar objetivos

Las cuentas anuales miran hacia atrás, pero el trabajo de prepararlas deja la mejor foto del negocio que vas a tener en todo el año. Es un buen momento para fijar objetivos medibles para el ejercicio siguiente: una cifra de ventas, un margen, un plazo de cobro, un nivel de gastos fijos. Y para montar un presupuesto sencillo con el que comparar cada trimestre.

Cómo repartimos el trabajo con nuestros clientes

En nuestro servicio de contabilidad el cierre empieza en octubre con una estimación del resultado y del impuesto, y las fechas de formulación, junta y depósito en el Registro Mercantil de A Coruña las llevamos nosotros en el calendario. Si este año quieres llegar al cierre con los deberes hechos, cuéntanos tu situación en contacto.