Contabilidad digital y factura electrónica en la pyme

Digitalizar la contabilidad de una pyme no es escanear facturas y guardarlas en una carpeta. Es cambiar la forma en que los datos entran, se revisan y se comparten, y hacerlo antes de que la factura electrónica entre empresas lo convierta en obligatorio. En este artículo explicamos qué significa en la práctica, qué pide la normativa y cómo se prepara una pyme de A Coruña sin agobios.

Qué cambia cuando la contabilidad es digital

El cambio de fondo es que los datos dejan de teclearse. Las facturas emitidas pasan del programa de facturación a la contabilidad sin intervención. Las recibidas se capturan desde el correo o desde una foto con el móvil, y el programa lee el proveedor, la fecha y los importes. Los movimientos bancarios se descargan cada día y se emparejan con sus facturas.

Con eso, la contabilidad deja de ir con meses de retraso y pasa a estar al día casi en tiempo real. El empresario consulta desde cualquier sitio cuánto ha facturado, qué le deben y qué tiene en el banco. Y la asesoría trabaja sobre los mismos datos, sin esperar a que llegue la caja de papeles a final de trimestre.

Hay una condición: que se registre todo. Un sistema digital con la mitad de las operaciones fuera es peor que un cuaderno completo, porque da una sensación de control que no es real.

Qué pide la normativa de factura electrónica

La Ley Crea y Crece estableció que las facturas entre empresas y profesionales tendrán que ser electrónicas, en un formato estructurado que los programas puedan leer, no un PDF enviado por correo. La misma ley prevé que se informe del estado de cada factura, desde que se recibe hasta que se paga, con la idea de combatir la morosidad. El calendario de aplicación y los detalles técnicos dependen de su desarrollo reglamentario, así que lo revisamos con cada cliente según su tamaño y actividad.

En paralelo, la normativa sobre programas de facturación exige que los sistemas garanticen que los registros no se alteran una vez emitidos y que puedan trazarse. En la práctica, eso descarta facturar desde una hoja de cálculo o un procesador de textos y obliga a usar un programa que cumpla esos requisitos.

Cómo preparar la pyme, en orden

1. Hacer inventario de cómo se factura hoy: qué programa se usa, quién emite, cuántas facturas al mes y a qué tipo de clientes.
2. Comprobar con el proveedor del programa si cumple los requisitos actuales y si está preparado para la factura electrónica estructurada.
3. Revisar la ficha de cada cliente y proveedor: NIF, razón social y dirección correctos, porque una factura electrónica con datos erróneos se rechaza.
4. Definir quién recibe, revisa y aprueba las facturas de proveedores, y por qué canal.
5. Conectar el programa de facturación con la contabilidad y con el banco, o acordar con la asesoría cómo se traspasan los datos.
6. Formar a las personas que facturan y cobran, y probar el circuito con unas pocas facturas antes de generalizarlo.

El tercer paso es el que más se subestima. Años de fichas de clientes rellenadas a medias salen a la luz cuando el formato electrónico exige que cada campo esté bien.

Lo que la tecnología no hace por sí sola

Un programa bien conectado elimina el tecleo, pero no decide si un gasto es deducible, si una operación va con inversión del sujeto pasivo o si un activo se amortiza en cinco años o en diez. Tampoco presenta las declaraciones en plazo si nadie las revisa. La revisión periódica de los estados contables y el criterio de alguien que conozca la normativa siguen siendo imprescindibles. La digitalización quita trabajo mecánico y deja más tiempo para esa parte.

Si quieres hacerlo con nosotros

Acompañamos a pymes de A Coruña y del resto de Galicia en el cambio a una contabilidad digital, desde la elección del programa hasta la conexión con nuestros propios sistemas, y vigilamos el calendario de la factura electrónica para avisarte cuando te afecte. Escríbenos desde contacto y te contamos cómo lo organizamos dentro del servicio de contabilidad.