Control de tesorería y de cobros en una pyme de A Coruña

Una pyme puede cerrar el año con beneficio y no tener con qué pagar las nóminas de marzo. Ocurre más de lo que parece, y casi nunca por falta de ventas. Ocurre porque los clientes pagan a noventa días, los proveedores cobran a treinta y el IVA del trimestre llega cuando el banco está en mínimos. El control de tesorería existe para ver eso con semanas de antelación, y se construye con los mismos datos que ya tiene tu contabilidad.

Beneficio y caja no son lo mismo

La contabilidad registra las ventas cuando se emite la factura, no cuando se cobra. Por eso la cuenta de resultados puede ir bien mientras la cuenta del banco va mal. Hay otras diferencias habituales: la compra de una furgoneta sale de la caja de golpe pero entra en el resultado poco a poco, vía amortización. Y el IVA que cobras no es ingreso ni el que pagas es gasto, pero mueven la caja y hay que liquidarlos cada trimestre.

Saber esto cambia la pregunta. Ya no es «¿cuánto hemos ganado?», sino «¿cuánto vamos a tener en el banco dentro de ocho semanas?».

La previsión de tesorería, semana a semana

Una previsión sencilla cabe en una hoja de cálculo o en el módulo de tesorería del programa de contabilidad. Se parte del saldo real de todas las cuentas. En cada semana se anotan los cobros previstos, por la fecha de vencimiento de cada factura emitida y por lo que de verdad suele tardar cada cliente. Y los pagos comprometidos: nóminas y seguros sociales, alquiler, cuotas de préstamos, facturas de proveedores por su vencimiento e impuestos del trimestre.

El horizonte útil para una pyme suele ser de tres meses. Más allá, la previsión es poco fiable; menos, no deja margen para reaccionar. Se actualiza cada semana con los movimientos reales, y por eso necesita una contabilidad al día. Una previsión montada sobre asientos de hace dos meses no avisa de nada.

Seguir los cobros sin perseguir a nadie

La mayoría de los retrasos de pago no son mala fe, son desorden en el cliente. La factura no llegó a quien la aprueba, faltaba un número de pedido o se traspapeló. El seguimiento ordenado resuelve casi todos sin tensar la relación.

Conviene saber el plazo medio de cobro de la empresa y el de cada cliente importante. Si el plazo medio crece, la tesorería lo nota antes que la cuenta de resultados. Recuerda que la ley contra la morosidad fija un máximo de sesenta días para pagar entre empresas, aunque se haya pactado otra cosa, y que el retraso da derecho a intereses de demora.

Qué hacer cuando una factura se retrasa

1. Comprobar que la factura llegó a la persona correcta y que el cliente no tiene ninguna objeción sobre el servicio o el producto.
2. Enviar un recordatorio escrito, cordial, unos días después del vencimiento, con la factura adjunta.
3. Si no hay respuesta, llamar. Una conversación resuelve lo que diez correos no.
4. Proponer un calendario de pago por escrito cuando el cliente tiene un problema puntual de liquidez.
5. Registrar en la contabilidad el deterioro del crédito si pasa el tiempo y el cobro se vuelve dudoso.
6. Valorar con la asesoría la recuperación del IVA de la factura impagada, que la normativa permite si se cumplen ciertos requisitos y plazos.

Herramientas que ayudan

Los programas de contabilidad en la nube conectan con el banco y actualizan los saldos a diario, lo que convierte la previsión en algo vivo en lugar de una foto del lunes. Muchos permiten programar los recordatorios de cobro y ver de un vistazo qué clientes tienen facturas vencidas. Lo que ninguna herramienta hace es decidir cuándo pedir una línea de crédito o cuándo renegociar plazos con un proveedor. Para eso hace falta la previsión, leída con calma cada semana.

Lo que hacemos por nuestros clientes

Para las pymes de A Coruña que llevan la contabilidad con nosotros, preparamos la previsión de tesorería sobre los datos reales de cada mes y avisamos cuando vemos un mes tenso en el horizonte. Si alguna vez te ha pillado un pago sin saldo, cuéntanoslo en contacto y vemos cómo montar el control dentro del servicio de contabilidad.