Errores contables frecuentes en las pymes y cómo evitarlos

Después de años revisando contabilidades de pymes de A Coruña y del resto de Galicia, los errores que encontramos son casi siempre los mismos. Ninguno es grave por sí solo. El problema es que se acumulan en silencio y aparecen todos juntos en el cierre o, peor, en una comprobación de Hacienda. Estos son los que más se repiten y cómo se evitan.

Mezclar la cuenta personal con la de la empresa

Es el más habitual en empresas pequeñas y el que más trabajo da. Cuando el socio paga la cena de empresa con su tarjeta y el alquiler sale de la cuenta de la sociedad, la conciliación bancaria deja de cuadrar y aparecen saldos con el socio que nadie sabe explicar. Se evita con una cuenta bancaria exclusiva de la empresa y una tarjeta corporativa, y con una regla sencilla: lo que paga el socio de su bolsillo se liquida con una nota de gastos, no se deja estar.

Contabilizar desde el banco en vez de desde la factura

Un cargo en el extracto no justifica un gasto. Hacienda exige una factura completa para deducirlo, con los datos de quien emite y de quien recibe, la fecha, la base imponible, el tipo y la cuota de IVA. Los tickets de caja, salvo casos muy concretos, no sirven. Contabilizar a partir del movimiento bancario y buscar la factura después suele terminar en gastos deducidos sin soporte. El orden correcto es el contrario: primero la factura, después el pago que la cancela.

Dejar el banco sin conciliar durante meses

Conciliar es comparar cada línea del extracto con su asiento. Si se hace cada mes, una diferencia se localiza en minutos. Si se deja para el cierre, hay que rastrear un año entero. Entre las diferencias típicas están los ingresos de clientes que no se registraron, las comisiones bancarias que nadie contabilizó y los pagos duplicados. Nada de esto se ve en la cuenta de resultados hasta que se concilia.

Olvidar las amortizaciones y las periodificaciones

Un ordenador, una furgoneta o la reforma del local no son gasto del año en que se pagan. Se amortizan durante su vida útil siguiendo las tablas del Impuesto sobre Sociedades. Si no se registra la amortización, el resultado del ejercicio queda inflado y se paga más impuesto del que corresponde. Lo mismo pasa con los seguros anuales o los alquileres pagados por adelantado, que hay que repartir entre los meses a los que corresponden.

Tratar el IVA como si fuera un ingreso o un gasto

El IVA que cobras a tus clientes no es tuyo, lo guardas para Hacienda. El que pagas a tus proveedores tampoco es un gasto, lo recuperas en la liquidación. Si se mira la tesorería sin separar el IVA, la empresa parece tener más dinero del que tiene y la liquidación trimestral llega como una sorpresa. La contabilidad bien hecha lo separa, pero quien gestiona la caja también debe tenerlo en la cabeza.

Elegir un programa y no configurarlo

Cualquier programa de contabilidad actual genera el Libro Diario, el Libro Mayor y el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, y permite exportar los datos en los formatos que piden Hacienda y el Registro Mercantil. El error no está en el programa, sino en dejarlo con la configuración de fábrica. Un plan de cuentas adaptado al negocio, los asientos recurrentes de alquiler y nóminas, y la captura de facturas por reconocimiento de texto ahorran horas y evitan errores de tecleo.

Archivar los justificantes sin criterio

La ley permite conservar la documentación en formato electrónico si se garantiza que no se altera y que se puede consultar. Lo que no permite es no encontrarla. Una carpeta por ejercicio, dentro de ella por proveedor o cliente, y los archivos nombrados por fecha resuelven casi todos los problemas. Lo que se escanea en el momento de recibirlo no se pierde; lo que se deja en el cajón para después, sí.

Cómo evitamos estos fallos con nuestros clientes

En nuestro servicio de contabilidad la conciliación es mensual, la revisión de facturas se hace antes de contabilizarlas y las amortizaciones se calculan desde el alta del activo, no en el cierre. Si sospechas que tu contabilidad arrastra alguno de estos errores, pídenos una revisión desde contacto y te decimos qué hay que corregir y cómo.