La contabilidad como herramienta para decidir en tu pyme

La mayoría de las pymes llevan la contabilidad para cumplir con Hacienda y con el Registro Mercantil. Es lo mínimo, pero se desaprovecha mucho. Los mismos asientos que sirven para liquidar el IVA pueden decirte qué línea de negocio deja margen, cuánto dinero vas a tener dentro de dos meses y si la subida de un proveedor te obliga a tocar precios. Para eso hace falta que los datos estén a tiempo, organizados para el negocio y resumidos en un informe que de verdad se lea.

Cerrar cada mes para tener datos a tiempo

Un dato de hace cuatro meses no sirve para decidir. Por eso el primer hábito es cerrar la contabilidad cada mes: registrar todas las facturas emitidas y recibidas, los cobros y los gastos, y conciliar los saldos con el banco. En una pyme suelen bastar dos días al mes, y la digitalización inmediata de los justificantes reduce el trabajo a la mitad.

Al cerrar, se comparan los saldos del libro mayor con los extractos bancarios y se investiga cualquier diferencia en el momento. Lo que se deja pasar en un mes se convierte en un problema cuando llega el plazo de presentar las declaraciones.

Un plan de cuentas que hable el idioma del negocio

El plan general de contabilidad fija las cuentas, pero dentro de ese marco puedes desglosar lo que te interese. Separar las ventas por línea de producto o por tipo de cliente. Clasificar los gastos desde el primer momento en categorías con sentido para ti: materiales, marketing, salarios, alquiler, transporte. Con esa estructura, el informe sale solo; sin ella, hay que rehacerlo a mano cada vez.

El plan de cuentas no es fijo. Conviene revisarlo cada trimestre, porque aparecen líneas nuevas de ingreso o gasto conforme el negocio cambia, y un plan desactualizado mezcla cosas que deberían verse por separado.

El informe mensual que merece la pena

No hace falta un cuadro de mando con treinta gráficos. Una página bien hecha es suficiente para la mayoría de las pymes coruñesas con las que trabajamos. Suele contener la cuenta de resultados del mes y del acumulado del año, comparada con el mismo periodo del año anterior. El margen bruto por línea de negocio. Los gastos fijos del mes. El saldo de bancos, lo pendiente de cobrar a clientes y lo pendiente de pagar a proveedores.

Lo importante es que llegue a tiempo, en los primeros días del mes siguiente, y que alguien lo mire con calma. Un informe que se archiva sin leerlo es un coste, no una herramienta.

Cuatro indicadores sencillos

Margen bruto

Lo que queda de las ventas después de restar el coste directo de lo vendido. Si baja sin que hayas cambiado precios, algún proveedor te está subiendo o estás vendiendo más de lo que menos margen deja.

Umbral de rentabilidad

La facturación mínima mensual que cubre los gastos fijos. Saberlo cambia la forma de mirar un mes flojo y de valorar una contratación nueva.

Plazo medio de cobro

Los días que tardan en pagarte desde que emites la factura. Si crece, el beneficio puede estar bien y la caja, mal.

Tesorería a tres meses

Lo que vas a tener en el banco contando los cobros previstos y los pagos comprometidos, incluidos los impuestos del trimestre. Es el indicador que evita las sorpresas.

El equipo también forma parte de la contabilidad

Si varias personas gestionan facturas, tickets o pedidos, conviene dedicar una hora a explicarles el proceso: qué documento se necesita, dónde se guarda y cuándo. Un equipo que sabe lo que hace acelera el cierre mensual y reduce los errores. Y un calendario de vencimientos, con avisos antes de cada liquidación de IVA, de retenciones o de la declaración de operaciones con terceros, evita que lo urgente se coma lo importante.

Cómo lo hacemos con nuestros clientes

Con las empresas que nos confían la contabilidad acordamos qué informe quieren recibir y en qué fecha, y cerramos cada mes para que llegue puntual. Si ahora mismo tu contabilidad solo te sirve para pagar impuestos, cuéntanos en contacto qué decisiones te gustaría tomar con mejores datos y te proponemos cómo organizarlo dentro de nuestro servicio de contabilidad.