Cuándo externalizar la contabilidad de la pyme y qué incluye

Casi todas las pymes empiezan llevando la contabilidad en casa: el socio, un familiar o la persona de administración que hace de todo. Funciona hasta que deja de funcionar. En este artículo contamos qué señales avisan de que ha llegado el momento de externalizarla, qué tiene que incluir el servicio para que merezca la pena y qué partes no se pueden delegar aunque se quiera.

Las señales que avisan

La primera es el retraso. Si la contabilidad va siempre uno o dos meses por detrás, los impuestos se preparan con prisas y el informe de resultados llega cuando ya no sirve para decidir. La segunda es el coste oculto: las horas que el gerente o el administrador dedican a contabilizar son horas que no dedican a vender o a producir, y suelen valer más que la cuota de una asesoría.

Hay otras menos evidentes. Una comprobación de Hacienda que destapa gastos sin factura. Un cambio de tamaño, como pasar de autónomo a sociedad o contratar a los primeros empleados, que multiplica las obligaciones. O la salida de la persona que lo llevaba todo, que se marcha con el conocimiento en la cabeza y deja un programa que nadie sabe usar.

Lo que debe incluir el servicio

Un servicio de contabilidad externo para una pyme tiene que cubrir, como mínimo:

• Registro de todas las operaciones y llevanza de los libros contables obligatorios, con conciliación bancaria periódica.
• Preparación y presentación de las liquidaciones de IVA y retenciones, de los resúmenes anuales y del Impuesto sobre Sociedades.
• Cierre del ejercicio, formulación de las cuentas anuales y su depósito en el Registro Mercantil, junto con la legalización de los libros.
• Un informe periódico de resultados y situación, en una fecha pactada, que el empresario pueda entender sin ser contable.
• Atención de los requerimientos y notificaciones de la Agencia Tributaria y de ATRIGA, con el seguimiento de los plazos.
• Acceso del cliente a su propia documentación y a sus datos, en todo momento y en un formato que pueda llevarse si cambia de asesoría.

Si algo de esto no está incluido o se cobra aparte sin avisar, conviene preguntarlo antes de firmar. Y conviene saber quién va a atenderte: una pyme funciona mejor con una persona de referencia que conoce su negocio que con un buzón genérico.

Lo que sigue siendo tuyo

Externalizar la contabilidad no traslada la responsabilidad. El administrador sigue firmando las cuentas anuales y respondiendo de ellas, y las declaraciones se presentan en nombre de la empresa. Hay tres cosas que nadie puede hacer por ti: enviar la documentación completa y a tiempo, contestar a las dudas de la asesoría cuando pregunta por un movimiento, y leer el informe que te mandan.

Lo que sí cambia es el reparto. Tú aportas los documentos y las decisiones; la asesoría aporta el criterio técnico, la mecánica y la vigilancia de los plazos. Cuando ese reparto está claro desde el principio, la relación funciona.

Cómo es el trabajo en el día a día

En la práctica, lo que marca la diferencia es el circuito de los documentos. Las facturas emitidas salen de un programa de facturación al que la asesoría tiene acceso. Las recibidas se escanean en el momento y se suben a una carpeta compartida o se envían a una dirección de correo dedicada. Los extractos bancarios se descargan directamente. Con eso, la asesoría cierra el mes sin pedir nada, y lo que pide son solo las excepciones.

A partir de ahí, una reunión al trimestre para repasar los resultados, la tesorería y el impuesto que viene suele bastar. Y una más larga en otoño, para preparar el cierre del ejercicio con tiempo.

Dentro, fuera o una mezcla

Externalizar no significa prescindir de administración interna. Muchas pymes gallegas mantienen a una persona que factura, cobra y paga, y encargan fuera la contabilidad, los impuestos y las cuentas anuales. Es una combinación que funciona bien: el día a día se controla desde dentro y la parte técnica, con sus plazos y su normativa cambiante, la lleva quien se dedica a eso.

Si estás valorando el cambio

Llevamos la contabilidad de pymes de A Coruña y de toda Galicia con una persona de referencia por cliente, informes en fecha fija y acceso permanente a tu documentación. Si quieres saber qué incluiría el servicio en tu caso y cuánto trabajo te quitaría de encima, escríbenos desde contacto o mira el detalle en contabilidad.